ETIKA CUSTOMER SERVIS

(7) ETIKA CUSTOMER SERVICE -
https://www.youtube.com/watch?v=-un9InOmcD8

BENTUK TATA RUANG KANTOR

A. Tata Ruang Tertutup
 

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

 

 Keuntungannya:
1. Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
2. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
3. Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
4. Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.
 

 Kelemahannya:
1. Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
2. Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
3. Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
4. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.



B.  Tata Ruang Terbuka

      Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

     Gambar di atas juga bisa Anda golongkan ke dalam bentuk tata ruang kantor gabungan; karena di dalam gambar terdapat banyak sekali bunga hias, dan di sebelah kanan dinding terbuat dari kaca sehingga memungkin karyawan untuk melihat panorama kota.

Keuntungannya:
1. Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
2  Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
3  Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
4. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
5. Mudah merubah ruangan.
6. Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
7. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan terbatas.
 

 Kelemahannya:
1. Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
2. Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
3. Pekerja akan kehilangan kepribadian.
4. Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
5. Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.
6. Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

  C. Tata ruang kantor berpanorama/bertaman (Land Scaped Offices)

     Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorsi, dan lainnya. Bentuk ruangan kanntor behias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemanadangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

  D. Tata ruang kantor gabungan 

      Tata ruang kantor gabungan merupakan gabungan antara tata ruang kantor tertutup, bersekat, terbuka, dan/atau tata ruang kantor berpanorama.

SEKRETARIS

     Sekretaris adalah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan.

Atau dapat di katakan definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:

    Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:

• Membuka surat-surat.
• Menerima dikte pimpinan.
• Menerima tamu.
• Menerima telepon.
• Menyimpan arsip atau surat.
• Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.

     Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

• Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
• Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
• Menyusun acara pertemuan bisnis.
• Pembelian kado ataupun cindera mata.
• Dan masih banyak lagi.

     Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:

• Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
• Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
• Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
• Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
• Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
• Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.

     Tugas Sosial diantaranya meliputi:

• Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
• Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.

     Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:

• Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
• Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
• Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

     Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:

• Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
• Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
• Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
• Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.

     Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:

• Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
• Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
• Mengkoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang di konsep oleh perusahaan.
• Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.

     Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk menorganisir berbagai pertemuan tersebut.

kisah inspirasi pengusaha sukses

 

 Pemuda Sukses Indonesia

1.Reza Nurhilman

Reza Nurhilman 

     Bagi  yang belum mengenal nama ini, mungkin Anda lebih mengenal “kripik setan” Maicih. Ya, Reza Nurhilman adalah nama pemuda yang berada di belakang produk keripik singkong ekstra pedas yang populer itu. Reza memulai bisnis keripik singkong ini pada pertengahan 2010 seorang diri saat berusia 23 tahun dengan modal awal 15 juta rupiah. Untuk bisnisnya ini, ia menggandeng satu produsen keripik lokal di Bandung.

Reza mengawali bisnisnya ini dengan melakukan pemasaran sederhana, yakni melalui platform media sosial, Twitter, sebelum mengembangkan sayap dengan menerapkan sistem keagenan yang menggunakan istilah Jenderal agar produknya bisa menggapai konsumen yang lebih luas. Para Jenderal ini memasarkan produknya dengan cara berkeliling atau nomaden.

Pemuda kelahiran Bandung 28 tahun yang lalu ini mengaku kunci kesuksesannya terletak pada cara berpikirnya yang out of the box, yaitu dengan tidak membuka toko seperti kebanyakan penjual sehingga membuat produknya eksklusif.  Melalui Twitter, para jenderal memberitahu informasi lokasi penjualan setiap harinya. Cara pemasaran yang cukup unik ini terbukti berhasil mengangkat nama Maicih di dunia maya. Baru setengah tahun saja, omzet Maicih bisa mencapai Rp7 miliar per bulan. Angka yang fantastis, bukan?

2.Gibran Rakabuming

Gibran Rakabuming 

     Saat ini nama Gibran Rakabuming mungkin sudah dikenal oleh hampir seluruh masyarakat Indonesia, di luar fakta bahwa ayahnya, Joko Widodo, adalah seorang presiden negara republik Indonesia. Gibran adalah pemilik sebuah bisnis di bidang catering dan wedding organizer dengan nama Chili Pari.

Sebelum menjabat menjadi Walikota Solo, kemudian Gubernur DKI jakarta, dan akhirnya Presiden RI, ayahnya, Joko Widodo merupakan pengusaha mebel. Namun, Gibran memilih untuk merintis usaha sendiri tanpa campur tangan ayahnya. Ia memulai usahanya dengan mengajukan pinjaman ke bank untuk modal. Meski sempat ditolak beberapa kali, akhirnya ia mendapatkan persetujuan dari salah satu bank dan dengan modal pinjaman tersebut ia pun memulai Chili Pari dengan melayani pesanan partai kecil. Berkat kemampuan dan keuletannya sendiri, sekarang Chili Pari sudah banyak menangani order besar dengan jumlah tamu hingga ribuan orang dan usaha Gibran pun semakin berkembang.

3.Nicholas Kurniawan

Nicholas Kurniawan 

     Nama Nicholas Kurniawan mungkin belum terlalu familiar di telinga Anda, namun saat ini di usianya yang masih sangat belia, 20 tahun, ia sudah sukses menjadi eksportir ikan hias termuda di Indonesia. Semua berawal dari kondisi keluarganya yang terpuruk dan terlilit utang, dan Nicholas pun berniat untuk mengubah nasibnya. Sempat mencoba berbagai bisnis mulai dari asuransi, makanan, MLM, dan mainan, jatuh bangun dan bahkan sempat tidak naik  kelas saat kelas 2 SMA, ia mulai bangkit kembali dan mencoba peruntungannya dengan menjual ikan hias secara online melalui situs Kaskus. Meski sempat beberapa kali ditipu oleh calon pembeli, bisnis ikan hias Nicholas kini sudah menjangkau luar negeri dan dalam sebulan omzetnya bisa mencapai lebih dari Rp100 juta.

4.Hamzah Izzulhaq

Hamzah Izzulhaq

     Pemuda kelahiran 1993 ini sudah membuktikan diri sebagai pengusaha muda yang sukses. Sejak kecil, ia sudah terlihat memiliki bakat berbisnis, yakni dengan berjualan kelereng, petasan, hingga koran. Ia juga pernah menjadi tukang parkir dan ojek payung. Saat tengah mengikuti seminar bisnis pelajar ketika masih duduk di bangku SMA, Hamzah ditawari usaha waralaba bimbingan belajar oleh seorang pemuda yang juga masih muda namun sudah memiliki bimbingan belajar dengan 44 cabang. Dengan bermodal uang Rp5 juta dan pinjaman Rp70 juta dari ayahnya, ia membeli salah satu cabang yang kebetulan ditawarkan untuk diambilalih seharga Rp175 juta. Sisanya yang sebesar Rp100 juta dibayar dengan dicicil dari keuntungan setiap semester. Usahanya itu semakin berkembang, dan kini Hamzah sudah memiliki 3 lisensi waralaba bimbel dengan jumlah siswa di atas 200 orang setiap semester. Sejak akhir 2011, bisnis Hamzah telah resmi berbadan hukum dengan nama CV Hamasa Indonesia. Pemuda 22 tahun ini menjabat sebagai direktur utama.

  5.Yasa Singgih

Yasa Singgih 

Terlahir dari keluarga biasa-biasa saja, anak kelahiran 1995 ini memutuskan untuk terjun ke dunia bisnis sejak sangat belia. Sejak berusia 15 tahun, setelah ayahnya terkena serangan jantung dan harus dioperasi, ia mulai mencari uang sendiri dengan menjadi pembawa acara di berbagai acara ulang tahun dan musik. Selain itu, masih di usia yang sama, ia mulai berbisnis online dengan menjual lampu hias, namun tidak bertahan lama karena persoalan pemasok. Setahun kemudian, di usia 16 tahun, Yasa beralih ke bisnis mode. Sempat jatuh bangun dan diremehkan orang, hingga rugi ratusan juta rupiah dari berbagai bisnis, sebelum akhirnya ia berhasil membangun brand pakaian sendiri dengan mengusung nama Mens Republic. Selain itu, ia juga mengelola usaha konsultasi manajemen bernama MS Consulting serta kompleks perumahan dalam bentuk kavling tanah di Bogor.